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代接電話(huà)時(shí)的禮儀
電話(huà)被現(xiàn)代人公認(rèn)為便利的通訊工具，在日常工作中，使用電話(huà)的語(yǔ)言很關(guān)鍵，它直接影響著一個(gè)公司的聲譽(yù)；在日常生活中，人們通過(guò)電話(huà)也能粗略判斷對(duì)方的人品、性格。以下是小編整理的代接電話(huà)時(shí)的禮儀，歡迎閱讀。
代接電話(huà)時(shí)的禮儀
在接電話(huà)時(shí)，要注意代接電話(huà)時(shí)的態(tài)度。
有可能親自接的電話(huà)，就不要麻煩別人。尤其是不要讓自己的孩子奶里奶氣地代替自己接電話(huà)。雖然他們對(duì)這種實(shí)踐非常熱衷，也不提倡在這方面培養(yǎng)他們。
商務(wù)往來(lái)比較多的人，可請(qǐng)秘書(shū)代為處理電話(huà)，也可以本人不在時(shí)使用錄音電話(huà)。不過(guò)本人在場(chǎng)時(shí)，一般是不合適使用錄音電話(huà)哄人的。
萬(wàn)一需要用錄音裝置時(shí)，則必須使自己預(yù)留的錄音友好，謙恭。通常，預(yù)留的錄音應(yīng)為：“你好！這里是某某公司某某部。本部門(mén)工作人員現(xiàn)在因公外出，請(qǐng)您在信號(hào)聲音響過(guò)之后留言，或者留下您的姓名與電話(huà)號(hào)碼，我們將盡快與您聯(lián)絡(luò)。謝謝，再見(jiàn)。”
代接電話(huà)時(shí)，講話(huà)要有板有眼。被找的人如果就在身旁，應(yīng)告訴打電話(huà)者：“請(qǐng)稍候”，然后立即轉(zhuǎn)交電話(huà)，不要抱著惡作劇或不信任的態(tài)度，先對(duì)對(duì)方“調(diào)查一番”，尤其是不允許將這類(lèi)通話(huà)擴(kuò)音出來(lái)。
被打的人如果尚在別處，應(yīng)迅速過(guò)去尋找。不要懶于行動(dòng)，連這點(diǎn)“舉手之勞”都不愿意做，蒙騙對(duì)方說(shuō)“人不在”，或是大喊大叫“某人找某某人”，鬧得“世人皆知”，讓他人的隱私“公開(kāi)化”。
倘若被找的人不在，應(yīng)在接電話(huà)之初立即相告，并可以適當(dāng)?shù)乇硎咀约嚎梢浴按鸀檗D(zhuǎn)告”的意思。不過(guò)應(yīng)當(dāng)先講“某人不在”，然后再問(wèn)“您是誰(shuí)”或“您有什么事情”，切勿“本末倒置”過(guò)來(lái)。省得讓打電話(huà)者疑心：他要找的人正在旁邊，可就是不想搭理他。
表示自己可以“代為轉(zhuǎn)告”的意思時(shí)，應(yīng)當(dāng)含蓄一些。例如：“需要我為您效勞的話(huà)，請(qǐng)吩咐”，聽(tīng)上去就“可進(jìn)可退”。不要一開(kāi)口就“不由分說(shuō)”，說(shuō)什么“你有什么事情，都盡管可以告訴我，我一定不會(huì)‘貪污’”云云。只有在比較熟的人之間，才可以直接詢(xún)問(wèn)：“您有留言嗎？”“要不要我告訴某某人，一回來(lái)就打電話(huà)給您”。
代接電話(huà)時(shí)，對(duì)方如有留言，應(yīng)當(dāng)當(dāng)場(chǎng)筆錄下來(lái)。之后，還應(yīng)再次復(fù)述一次，以免有誤。
接聽(tīng)電話(huà)的禮儀常識(shí)
一、接聽(tīng)電話(huà)要迅速
電話(huà)一般控制在鈴響三聲之內(nèi)接聽(tīng)，否則，會(huì)被認(rèn)為失禮。電話(huà)在第三盧鈴響之前接聽(tīng)，會(huì)讓打電話(huà)的人覺(jué)得你很重視他的時(shí)間，不希望讓人久等。當(dāng)你手邊正在忙其他事情時(shí)，請(qǐng)你記住一點(diǎn)，打電話(huà)的人并不知道你正在做什么，他們只知道電話(huà)沒(méi)人接聽(tīng)，迅速接聽(tīng)電話(huà)可以為你在別人心口中的形象加分。
二、講話(huà)要禮貌
接聽(tīng)電話(huà)時(shí)拿起聽(tīng)筒應(yīng)先問(wèn)好，打電話(huà)的人應(yīng)馬上回禮說(shuō)：“你好。”如果是在工作單位接聽(tīng)電話(huà)，在問(wèn)好之后還可以接下來(lái)介紹說(shuō)明企業(yè)的名字，如“你好，泰達(dá)公司，請(qǐng)問(wèn)找哪位?”打電話(huà)的一方在問(wèn)好后應(yīng)主動(dòng)證實(shí)是否是要找的單位，如“你好，是泰達(dá)公司嗎，”
三、接電話(huà)不及時(shí)應(yīng)表示歉意
有時(shí)自己在趕一件緊急的工作，雖然聽(tīng)到電話(huà)鈴響.卻無(wú)法脫身前去接聽(tīng)，讓對(duì)方等門(mén)B久，這時(shí)拿起聽(tīng)筒首先應(yīng)當(dāng)說(shuō)：“對(duì)不起，讓您久等了，我是……”及時(shí)向?qū)Ψ奖硎厩敢猓呛苤匾也豢珊雎缘亩Y貌。對(duì)方聽(tīng)了您的道歉，即使心中有些不快，也就容易消除或者不便發(fā)作了。
四、注意音調(diào)，保持笑容
電話(huà)另一端的人看不見(jiàn)你，所以他對(duì)你的印象就完全取決于你說(shuō)話(huà)的內(nèi)容和聲調(diào)。因此，打電話(huà)時(shí)語(yǔ)調(diào)和表達(dá)能力十分重要。無(wú)論打電話(huà)還是接電話(huà)，語(yǔ)調(diào)都應(yīng)該平穩(wěn)柔和、親切禮貌，不要裝腔作勢(shì)，嬌聲嗲氣，更不要嘴里吃著東西講話(huà)。交談時(shí)要盡量微笑，這樣可使你的聲音聽(tīng)起來(lái)更為友好熱情，如同面對(duì)面談話(huà)一樣。
五、替他人著想
給不太熟的人打電話(huà)時(shí)，要主動(dòng)先報(bào)姓名。對(duì)從電話(huà)里聽(tīng)不出你聲音的熟朋友，也應(yīng)馬上自報(bào)姓名，不應(yīng)讓對(duì)方“猜”你是“誰(shuí)”。
用公用電話(huà)時(shí)，講話(huà)應(yīng)力求簡(jiǎn)短，以免影響別人用電話(huà)。打電話(huà)時(shí)要確定正確的號(hào)碼，以免憑記憶撥錯(cuò)號(hào)而打擾其他的人。一旦發(fā)現(xiàn)撥錯(cuò)電話(huà)號(hào)碼，應(yīng)向?qū)Ψ降狼�。接到打錯(cuò)的電話(huà)要溫和地告訴對(duì)方：“你打錯(cuò)了!”粗暴和不耐煩的回答不儀會(huì)使對(duì)方反感，也會(huì)使周?chē)娜藢?duì)你產(chǎn)生不好的印象。
如果打電話(huà)的人要找的人不在，接電話(huà)的人應(yīng)主動(dòng)問(wèn)是否需要轉(zhuǎn)告。對(duì)方會(huì)將白己姓名、電話(huà)號(hào)碼留下，并清他轉(zhuǎn)告自己的友人，待他回來(lái)即回電話(huà)。 工作電話(huà)最好在上班時(shí)間內(nèi)打，應(yīng)盡量在對(duì)方上班10分鐘后和下班10分鐘之前，這時(shí)對(duì)方可以認(rèn)真聽(tīng)你講話(huà)，不會(huì)有匆忙之感。公務(wù)電話(huà)應(yīng)言語(yǔ)簡(jiǎn)潔、意思明了，避免不必要的閑談。
給同學(xué)、同事、朋友家里打電話(huà)應(yīng)在早晨8點(diǎn)鐘以后、晚上10點(diǎn)鐘以前，太早或太晚都不適宜，除非有重要的事情需要告知或商量。
六、養(yǎng)成邊打電話(huà)邊作記錄的習(xí)慣
打電話(huà)是一種彼此間隔、時(shí)間有限、問(wèn)答匆忙的對(duì)話(huà)方式，如果不作記錄，往往難以把握要點(diǎn)或有遺漏;尤其是一些工作電話(huà)需要轉(zhuǎn)告上司或同事，則更需要仔細(xì)記錄。要養(yǎng)成左手拿話(huà)筒，右于執(zhí)筆的習(xí)慣，正確記錄欲傳達(dá)之事：一般說(shuō)來(lái)，依照何時(shí)、何地、何人、何事、如何處理等方面作記錄，應(yīng)簡(jiǎn)潔、明了，切忌拖泥帶水。
七、適度地附和與重復(fù)對(duì)方的話(huà)
打電話(huà)時(shí)不僅要認(rèn)真傾聽(tīng)對(duì)力講話(huà)，還要禮貌地回應(yīng)對(duì)方，適度地附和與重復(fù)對(duì)方談話(huà)中的要點(diǎn)，或者將這些要點(diǎn)用另一種簡(jiǎn)潔的方式表達(dá)出來(lái)，這不僅會(huì)使對(duì)方感到你在認(rèn)真聽(tīng)他講話(huà)，而且也比只是簡(jiǎn)單地說(shuō)“是”或“好”要讓人愉快得多。
八、請(qǐng)對(duì)方重達(dá)應(yīng)注意禮貌
如果電話(huà)聽(tīng)不太清楚時(shí)，應(yīng)當(dāng)請(qǐng)對(duì)方重達(dá)一下，可以這樣說(shuō)：“電話(huà)聽(tīng)不太清楚”、“電話(huà)的聲音很小”，或者說(shuō)：“請(qǐng)?jiān)僦剡_(dá)一遍，讓我記錄下來(lái)”等等。但如果說(shuō)：“您的聲音太小廠(chǎng)，講大聲點(diǎn)兒”或“聽(tīng)不清楚您在講什么”等，則是非常失禮的。
九、替他人接電話(huà)更應(yīng)注意禮貌
作為辦公室的工作人員，常常要遵從上級(jí)的指示，攔截或回復(fù)各種電話(huà)，這時(shí)更應(yīng)注意禮貌。如果對(duì)方來(lái)電話(huà)找你的經(jīng)理時(shí)，你就應(yīng)當(dāng)用友好的聲音詢(xún)問(wèn)對(duì)方：“我能否告訴我們經(jīng)理，是誰(shuí)打給他的嗎?”這樣，對(duì)方會(huì)把姓名、單位及打電話(huà)的意圖告訴你。如果有人打電話(huà)約見(jiàn)你的上司，你一定要善意地提出想了解他約見(jiàn)的目的，根據(jù)情況再靈活禮貌地處理。在彼此通話(huà)結(jié)束時(shí)，雙方應(yīng)最后寒暄兩句，然后稍微等待一下再掛斷，不能聽(tīng)后馬上把電話(huà)扔回原處。這些簡(jiǎn)單而平常的交往手段不可忽視，因?yàn)椋豁?xiàng)重要的工作，一筆大宗的業(yè)務(wù)，可能會(huì)因?yàn)橐粋�(gè)電話(huà)處理不當(dāng)而告吹;
十、打電話(huà)的一方先掛機(jī)
與上級(jí)、長(zhǎng)輩等通電話(huà)時(shí)，應(yīng)先等對(duì)方掛掉電話(huà)之后，再把電話(huà)筒放下。日常生活中，還常常出現(xiàn)這種情況，通電話(huà)的兩個(gè)人都覺(jué)得已無(wú)話(huà)可說(shuō)，可誰(shuí)電不好意思光放下電話(huà)，認(rèn)為那是不禮貌的。于呈兩人便各據(jù)——方“哼”起來(lái)沒(méi)完。其實(shí)這大可不必了，感情再深也不可能不放下電話(huà)。那么，由誰(shuí)先放下合理呢，當(dāng)然應(yīng)該由電話(huà)的一方先掛機(jī)。
通話(huà)結(jié)束應(yīng)輕輕放下聽(tīng)筒，不要用力過(guò)猛，“喀嚓”一聲掛斷電話(huà)，這是不禮貌、不文明的。
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