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物業(yè)采購管理制度

時間:2023-05-26 16:44:28 制度 我要投稿
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物業(yè)采購管理制度

  在學習、工作、生活中,需要使用制度的場合越來越多,制度是在一定歷史條件下形成的法令、禮俗等規(guī)范。到底應如何擬定制度呢?以下是小編幫大家整理的物業(yè)采購管理制度,僅供參考,歡迎大家閱讀。

物業(yè)采購管理制度

  為規(guī)范物業(yè)集團的采購工作,提高采購效率,特制定本制度。

  第一章總則

  第一條物業(yè)集團所屬各物業(yè)公司/管理處的行政管理部是采購工作的主要責任部門。行政管理部設(shè)專職采購員具體負責采購工作。

  第二條各物業(yè)公司/管理處必須選擇人品良好、誠實正直的員工擔任采購員職務,采購員必須由具有廣州市戶籍的人員進行擔保。

  第三條采購物品的種類分為工程耗材類、保潔用品類(含園林、綠化設(shè)備)、保安裝備類、消防器材類、經(jīng)營物料類以及辦公用品類。

  第四條物業(yè)集團全面質(zhì)量管理辦公室(以下簡稱'全質(zhì)辦')負責對物業(yè)集團本部、各物業(yè)公司/管理處的采購活動進行監(jiān)督和檢查。

  第二章采購程序及管理

  第五條一般采購活動必須嚴格按照申報、審批、采購的程序進行。

  第六條各物業(yè)公司/管理處各部(室)必須于每月25日前申報下月的采購計劃,填寫《采購物品月計劃審批表》,經(jīng)樓盤負責人審批簽字后交行政管理部采購員。

  第七條物業(yè)集團各部(室)的采購計劃參照以上的程序進行申報,經(jīng)物業(yè)集團負責人審批后,交物業(yè)管理總部行政管理部采購員進行采購。

  第八條非計劃內(nèi)的臨時采購必須填寫《采購物品審批表》,經(jīng)物業(yè)集團負責人或樓盤負責人審批后交采購員進行采購。

  第九條各物業(yè)公司/管理處根據(jù)采購物品的分類和實際需要,分別選擇至少三家供貨商作為待選對象。供貨商的選擇以便捷、高效為原則。

  第十條各樓盤負責人、行政管理部負責人、申購部門負責人和采購員組成供貨商評估小組,負責對待選供貨商的資質(zhì)、產(chǎn)品質(zhì)量、產(chǎn)品價格、企業(yè)業(yè)績、服務態(tài)度、企業(yè)信譽等方面進行評估,并填寫《供方評價表》。供貨商評估小組的所有人員必須在《供方評價表》上簽字。

  第十一條樓盤負責人根據(jù)《供方評價表》最終確定1—2家固定供貨商,并在《合格供方名錄》上簽字批準!豆┓皆u價表》和《合格供方名錄》必須上報物業(yè)集團全質(zhì)辦備案。

  第十二條確定固定供貨商后一周內(nèi),各物業(yè)公司/管理處與其簽訂供貨合同,合同有效期一般為三個月。供貨合同中必須(但不限于)注明以下內(nèi)容:

  1、供貨產(chǎn)品的質(zhì)量要求(必須是品質(zhì)優(yōu)良的合格產(chǎn)品);

  2、送貨的時間和地點要求(必須在指定的時間內(nèi)送貨上門);

  3、物品的價格要求(確保是市場上同類同質(zhì)量產(chǎn)品的最低價格);

  4、貨款的結(jié)算時間與方式(一般為月結(jié));

  供貨合同必須報物業(yè)集團全質(zhì)辦備案。

  第十三條采購員必須在接單次日起的三天內(nèi),與固定供貨商聯(lián)系送貨事宜,并完成送貨。有具體時間要求的,按照規(guī)定時間完成采購工作。

  第十四條如遇緊急情況需要采購一般物料的,由使用部門的負責人在征得樓盤負責人的口頭同意后,由采購員和使用部門的有關(guān)人員一起進行現(xiàn)場采購。事后使用部門再以專題報告的形式上報樓盤負責人審批,憑樓盤負責人的簽字辦理報銷手續(xù)。

  第十五條涉及采購某些專利技術(shù)產(chǎn)品和市場壟斷產(chǎn)品的,由使用部門說明相關(guān)情況,并以專題報告的形式上報樓盤負責人或物業(yè)集團負責人審批后進行采購。

  第十六條物品送達樓盤后,倉管員和所屬部門的相關(guān)人員必須一同對物品進行驗收和檢查。對于合格的物品,必須及時辦理入庫手續(xù)。

  第十七條供貨合同到期前15天,供貨商評估小組必須召開專題會議,總結(jié)前期供貨商的綜合表現(xiàn),確定是否續(xù)約。如確定不予續(xù)約,則按照第十條至第十二條的程序重新確定新的固定供貨商。

  第三章固定資產(chǎn)采購程序

  第十八條物業(yè)集團各部(室)、所屬物業(yè)公司/管理處各部(室)需要申購固定資產(chǎn)(系統(tǒng)產(chǎn)品附屬的設(shè)施設(shè)備除外)的,必須以專題報告的形式上報。

  第十九條固定資產(chǎn)申購的審批必須嚴格按照相關(guān)的權(quán)限進行。

  第二十條申購報告經(jīng)審批的最高領(lǐng)導審批后,由各物業(yè)公司/管理處采購員、使用部門以及第三方分別尋找三家供貨商進行比價,最后由樓盤負責人根據(jù)產(chǎn)品價格、產(chǎn)品質(zhì)量等組織進行開標。采購員根據(jù)開標結(jié)果進行采購。

  第四章附則

  第二十一條各物業(yè)公司/管理處可根據(jù)本制度和樓盤的實際情況,制定相關(guān)的實施細則和考核辦法。

  第二十二條本制度由物業(yè)集團業(yè)務總部負責解釋。

  第二十三條本制度自發(fā)布之日起實施。

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